日常高频用到的6个Excel查询函数,看懂直接上手套用

今天跟大家聊 6 个工作里使用率超高的Excel查询函数,每种都带现成模板,看完就能直接复制用。

1、VLOOKUP,经典竖向查找函数

它最常用的功能就是纵向查表,只能从左往右匹配。简单说,在一块数据的最左列搜索关键词,同一行右边对应的数据就能自动读出来。
通用公式格式:

=VLOOKUP(查找内容,查找区域,返回第几列,0)

末尾填0代表精准匹配,平时做表格基本都用0。

举个实操例子:

A、B两列是基础信息,A列姓名,B列手机号。我们在E2输入人名,F2自动带出对应电话,公式这么写:

=VLOOKUP(E2,A2:B8,2,0)

拆开给大家讲明白:

E2:我们要搜索的人名

A2:B8:查找范围,重点!要搜索的内容必须放在这片区域最左边

2:在 A2:B8这个范围内,取第2列的数据,不是整张表格的第二列

0:开启精准匹配,避免匹配到近似内容

缺点也很明显,只能往左搜关键词、往右取数据,逆向查找做不了。

2、HLOOKUP,横向查找专用函数

逻辑和VLOOKUP几乎一模一样,区别就是一个竖着查、一个横着查。

适合数据横向排布的表格,第一行是分类名称,下方各行是对应信息,输入上方内容,提取同列下方数据就用它。

通用公式格式:

=HLOOKUP(查找内容,查找行区间,返回第几行,0)

实操举例:

员工信息放在第1、2两行,想根据B6的姓名,匹配对应的手机号,公式:

=HLOOKUP(B6,1:2,2,0)

拆解说明:

B6:需要查找的姓名

1:2:选取1至2整行作为查找范围,查找关键词必须在第一行

2:在1-2行这片区域里,提取第2行内容

0:精准匹配

3、LOOKUP,万能逆向查找函数

不受行列顺序限制,左右、反向查找全都能搞定,专门弥补VLOOKUP只能右查的短板。
固定套用模板:

=LOOKUP(1,0/(条件列=查找内容),需要输出结果的列)

实操例子:

A列姓名、B列手机号,已知E2里的号码,反向找出对应人名:

=LOOKUP(1,0/(E2=B2:B8),A2:A8)

不用深究 1 和 0 / 这套代码的原理,属于固定写法,只用修改两处就行:

E2=B2:B8:匹配条件,填你自己的查找列和关键词单元格

A2:A8:最后需要展示出来的数据列

4、INDEX+MATCH组合,灵活度拉满的搭配查询

两个函数搭配使用,比 VLOOKUP 好用很多,不受左右顺序约束,查找场景基本全覆盖。

分工很好记:

MATCH:先算出目标内容在整列里排第几行

INDEX:根据MATCH算出的行数,取出对应数据

通用公式模板:

=INDEX(结果列,MATCH(查找内容,条件列,0))

实操案例:

用B列的手机号,反向匹配A列姓名:

=INDEX(A2:A8,MATCH(E2,B2:B8,0))

分步解释:

MATCH (E2,B2:B8,0):精准定位E2的号码出现在B列第几行

INDEX (A2:A8, 行数):去到姓名列,取出对应行数的名字

5、XLOOKUP,新版表格懒人神器

只有 Office2021、365 或者新版WPS才能用,综合了前面所有查询函数的优点,正反都能查,还能自定义查不到时的提示文字,新手首选。
通用公式:

=XLOOKUP(查找内容,搜索列,结果列,找不到时显示的文字)

实操示例:

根据E2的手机号查找姓名,没有匹配项就显示 “查无此人”:

=XLOOKUP(E2,B2:B8,A2:A8,"查无此人")

逐段拆解:

E2:要搜索的内容

B2:B8:在哪一列搜索关键词

A2:A8:匹配成功后,展示哪一列的数据

"查无此人":没有匹配内容时表格显示的文字,按需修改

6、FILTER,批量提取匹配数据

同样仅新版Excel、WPS支持。前面几个函数一次只能查一条数据,这个函数能一次性把所有符合条件的内容全部提取出来,批量整理数据超省事。
通用模板:

=FILTER(要提取的数据区域,筛选条件,无匹配时显示内容)

实操例子:

A-C是员工信息表,根据F2填写的部门,提取该部门全部员工姓名,没匹配内容就空白:

=FILTER(A2:A8,B2:B8=F2,"")

拆解说明:

A2:A8:我们需要提取出来的姓名区域

B2:B8=F2:筛选规则,只保留和F2部门一致的行

末尾双引号:找不到对应数据时单元格空白,不会弹出报错

适合批量整理数据,比如提取同一岗位、同一产品的全部信息,效率很高。
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